Como criar uma intranet que seus colaboradores vão usar de verdade

Seus colaboradores acessam diariamente a intranet? Acessam as notícias? Ficam atentos aos eventos? Utilizam o material que é disponibilizado para eles ou ainda ligam uns para os outros pedindo? Como solicitam reembolsos de viagens, férias, formulários em geral?

Para envolver DE VERDADE seus colaboradores, faça da intranet uma ferramenta pessoal e relevante. Segue abaixo algumas ideias que podem te ajudar:

1. Disponibilize em MOBILE

Pense em disponibilizar a intranet para pessoas que não ficam sentadas em suas mesas o tempo todo. A maioria das pessoas hoje usam smartphones e assim como conseguem ter acesso a várias outras informações, esperam que as comunicações internas da empresa também sejam acessadas de seus celulares. Isso é possível de algumas formas:

- Oferecendo a intranet em uma página web com design responsivo;

- Oferecendo um aplicativo específico. Uma das vantagens do aplicativo é que é possível disponibilizar notificações, além do que, o acesso é mais rápido e fácil.

2. Ofereça espaços sociais

Uma forte tendência é oferecer espaços sociais onde os colaboradores podem conversar, colaborar, dar opiniões, contribuir com conteúdo e conhecimento. É possível trabalhar de várias maneiras, como por exemplo, com a possibilidade de comentar artigos e notícias, criação de fóruns, wikis, fale com o RH, anúncios de classificados, etc.

3. Feedback e atualização constante

É importante disponibilizar um link para que os colaboradores possam dizer o que está e o que não está funcionando para eles na intranet.  Esse feedback ajudará a melhorar a experiência do usuário com o sistema. Quanto mais a intranet estiver adaptada às necessidades de quem a usa, mais aderência e melhor será a comunicação na empresa.

4. Faça da intranet a porta de entrada para tudo

Disponibilize na intranet links, documentos, notícias, relatórios, acesso a outros portais ou sistemas, workflows, formulários e outros. Se isso for bem feito, os colaboradores não irão precisar saber um montão de links a aplicações diferentes e vão sempre DIRETO na intranet. Desta forma, será mais fácil manter seus colaboradores informados, pois verão os destaques da página principal ao acessar a intranet.

5. Treine o responsável pela intranet

A pessoa que cuida da intranet deve saber criar conteúdo importante e ainda dar destaque ao mais relevante.  Deve saber priorizar o essencial e destacar principalmente os processos e links que influenciam no dia a dia do trabalho dos colaboradores. Ex: Sistemas de chamados, onboarding, treinamento, vídeos, busca de ramais, solicitações diversas, etc.

6. Tenha um propósito para tudo

Pergunte-se: Que problema de negócio estou tentando resolver com esse conteúdo? Tenha certeza de que tudo que colocar na intranet tem um propósito. Especialmente na página inicial. Uma vez que sabe o propósito de um determinado conteúdo, faça a comunicação! A estratégia de comunicação tem que ser clara e transparente.

7. Ajude os colaboradores a se acharem

Deve ser fácil procurar os colegas por nome, localização, cargo e melhor ainda se for fácil se conectar diretamente através de chat ou Skype, por exemplo.

Todas essas dicas irão ajudar a criar uma intranet relevante para o trabalho e a vida de seus colaboradores. 

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Ediane Sanabio

Diretora Comercial

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