Como fazer um planejamento de comunicação interna

Uma comunicação interna eficiente passa por um processo de diagnóstico, planejamento e criação do plano de ações para todo o ano. Muitas vezes, por não contar com equipe especializada, ou ainda, por não saber por onde começar, o plano fica falho ou nem sempre sai do papel. Veja dicas valiosas para quando sua empresa estiver elaborando um plano de comunicação interna:

1) Faça um diagnóstico

Tudo começa com o diagnóstico. Sem ele, as ações elaboradas podem não surtir o efeito desejado ou ainda trazer problemas como ruídos de comunicação.  Investir em uma pesquisa de clima organizacional leva muito tempo e dinheiro, mas você pode lançar mão de feedbacks, brainstormings, conversas informais e alinhamento de expectativas da diretoria e do chão de fábrica.  Dessa forma, você levanta os principais pontos a serem melhorados com a comunicação interna.

Saiba mais sobre o feedback no ambiente de trabalho e sua importância para os colaboradores e como aplicar um brainstorming na intranet.

2) Trace os objetivos, estratégias e metas

Com os problemas em mãos, é hora de pensar nas soluções. Com isso em mente, escreva pelo menos cinco objetivos mais amplos para trabalhar. Lembre-se: objetivos são mais sucintos e diretos. Por exemplo: melhorar a comunicação interna, ou ainda, diminuir ruídos internos.

As estratégias por sua vez, são formas de se atingir um objetivo. Para cada objetivo, uma ou mais estratégias. Veja este exemplo:

  • Objetivo: melhorar a comunicação interna para evitar perda de informações.
  • Estratégia: implantar uma intranet que permita o compartilhamento rápido e acessível de informações.
     

Metas são números, portanto, detalhe no planejamento: pretendemos uma nota de satisfação interna X até o mês de dezembro, por exemplo. Nesse ponto, seja razoável: existem metas possíveis e metas impossíveis. Trabalhe dentro das possibilidades.

3) Construa um plano de ação

Todo planejamento deve ter como resultado um plano de ação, que é uma lista das ações necessárias para atingir o objetivo levantado no planejamento. Pode ser dividido mês a mês ou a cada semana. De forma geral, planejamentos são anuais, portanto, o plano de ação também deve ter essa durabilidade.

Para elaborar o plano de ação de comunicação interna, faça uma planilha com os meses do ano. Em cada um, coloque datas comemorativas, datas importantes para seu segmento, aniversário da empresa, de colaboradores e de parceiros importantes. Além disso, liste ferramentas que irão ajudar a atingir cada um dos objetivos propostos.

Lembre-se que existe um prazo para planejar cada ação separadamente e para executá-la em seu devido momento. Por exemplo, para que o Dia das Mães aconteça em maio, você deve planejá-lo em abril. Contemple o planejamento em abril e a execução em maio. Assim, você evita prazos apertados.

Prazos, por sua vez, são itens que também devem estar contemplados no plano. Trabalhar com prazos evita o acúmulo de trabalho e que você deixe de fazer uma ação por falta de tempo hábil.

O último item do plano, que deve estar exposto para cada ação separadamente, é o orçamento. Contemple o valor para lembrancinhas, brindes e mão de obra especializada, dependendo de cada caso.

 

4) Analise os resultados

Como dito anteriormente, cada planejamento tem diagnóstico, objetivos, estratégias e metas. O último passo é avaliar qual foi a efetividade de cada ação e como ela poderia ser melhor. Para isso, utilize questionários de satisfação e feedbacks. Depois, confronte os dados com as metas estabelecidas no começo do planejamento.

Uma informação importante: planos são guias; eles são escritos para nortear os objetivos da empresa. Todavia, não são enrijecidos e imutáveis. Pelo contrário, intervenções serão necessárias de acordo com o andamento do plano de ação, voltando à premissa básica da administração: planejar, fazer, checar e agir.
 

Agora que você já sabe como fazer um planejamento de comunicação interna, mãos à obra! Lembre-se: faça o diagnóstico, construa objetivos, estratégias e metas e faça o plano de ação. Se possível, deixe o plano exposto para toda a equipe de comunicação, reforçando o compromisso de cumpri-lo.

Está claro que um bom planejamento é essencial, não é mesmo? Para montar o seu plano de ação, clique agora mesmo na imagem abaixo e faça o download gratuito do nosso template:

 

 

Karolliny Marinho

Analista de Marketing

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