5 razões pelas quais associações utilizam nossa intranet

Imagine ter uma associação que se comunica de forma ágil e transparente com seus associados, proporcionando ao presidente uma melhor gestão e aproveitamento do seu tempo, além de consequentemente, gerar mais valor para a associação e o engajamento dos associados.

Nos mais de 16 anos em que a Simber Tecnologia trabalha ajudando empresas, associações e sindicatos a melhorarem sua comunicação interna com seus colaboradores e associados, adquirimos uma vasta experiência com esse tipo de projeto. Baseado nessa vivência, vou explicar nesse artigo por que as associações têm cada vez mais explorado o potencial da comunicação interna, para que seus presidentes não vejam o mandato passar sem conseguir gerar ou comunicar valor aos seus associados.
 

Razão 1: Oferece um ambiente de comunicação totalmente centralizado e livre de ruídos

A principal razão, dentre muitas outras, é ter um canal centralizado para comunicação com os associados que seja livre de distrações, seja gerenciável e que gere informações sobre o engajamento.

Hoje em dia, a maioria das associações utiliza jornais impressos, e-mail, murais, Whatsapp e as vezes o site próprio para se comunicar. Só que todos esses canais possuem ruídos e distrações, além de não serem interativos e não gerarem informações suficientes para medir a efetividade da comunicação.

Com a implantação da intranet os ganhos na comunicação interna são:

  • Informações centralizadas que esclarecem e direcionam os associados de forma fácil e prática.
     
  • A comunicação se torna ativa ao invés de passiva, uma vez que todos os associados podem ser notificados por e-mail e notificação de push em seus celulares através do aplicativo da intranet.
     
  • Torna-se possível mensurar o percentual de associados que efetivamente estão engajados e interagindo na plataforma. Inclusive, é possível identificar quem são os associados que leram e os que não leram cada notícia e fazer um trabalho de incentivo para os que não leram, aumentando assim o engajamento.
     
  • Agilidade na comunicação, uma vez que não é necessário esperar a publicação de um jornal uma vez por mês ou na melhor das hipóteses de 15 em 15 dias. A informação chega de forma rápida e atualizada para os associados.
     
  • Possibilidade de receber o feedback dos associados através de suas interações nos comentários das notícias, no fórum e nas enquetes. Essas funcionalidades podem ser utilizadas para dar voz aos associados, incentivando o engajamento deles.

     

Razão 2: Economiza o tempo que você perderia organizando e fazendo reuniões para se comunicar com os associados

A maioria das associações além de enfrentar divergências naturais de opiniões, precisam lidar também com as divergências políticas, que tornam as reuniões presenciais tumultuadas e extremamente improdutivas.

Para ajudar nessa questão, as associações podem utilizar a intranet para discutir ideias nos fóruns de discussões, realizar enquetes para alguns assuntos e até mesmo votações oficiais online.

O fórum, apesar de já ser uma solução utilizada há muito tempo, é uma forma na qual os associados podem expressar suas ideias e opiniões de forma clara e estruturada. Eles têm mais tempo para elaborar e apresentar suas ideias através de textos, fotos e gráficos. Uma vantagem em relação ao e-mail é que o fórum se torna uma base de conhecimento para a associação, uma vez que novos associados poderão sempre consultar o histórico de todas as discussões e até mesmo retomar uma discussão após um bom tempo.

A enquete é uma forma rápida e prática de obter a opinião dos associados e pode economizar longas horas de reuniões e agilizar a gestão da associação.

Além das enquetes, a intranet permite votações oficiais onde todos são registrados e os relatórios são gerados com a descrição da opção que foi escolhida pelo associado, das regiões que participaram da enquete e várias outras possibilidades. Esse tipo de relatório é importante principalmente para associações nas quais seus associados estão distribuídos geograficamente. Saiba mais sobre como uma intranet consegue encurtar distâncias.
 

Razão 3: Proporciona maior transparência na gestão da associação

Toda gestão deve ser transparente. Em uma associação, onde o presidente é eleito e existe toda uma questão política, a transparência das informações se torna ainda mais indispensável.

Ter um ambiente de informações centralizado, já alinha a expectativa de encontrar facilmente todas as informações sobre a gestão dentro da plataforma. Assim, qualquer demonstrativo ou outra informação pode ser disponibilizada para prestar contas.

Para isso, a intranet possui um módulo de arquivos onde cada pasta possui suas permissões por grupo onde as associações disponibilizam suas atas de reuniões, balancetes, balanços e demais documentos.

Além dos relatórios e documentos oficiais, a utilização correta das notícias, fórum e enquetes permite uma maior visibilidade das ações realizadas pela diretoria e dos demais associados.
 

Razão 4: Gera mais engajamento e contribuição dos associados

Ao usar corretamente todo o poder de comunicação da intranet, acaba-se construindo uma cultura interna de verificar as notícias e participar dos fóruns, enquetes e votações. Quando os associados percebem que a associação está preocupada em melhorar e estreitar o relacionamento com eles, isso gera motivação para que eles contribuam mais com suas ações.

Divulgar e promover as ações realizadas pelos associados através da intranet se torna uma forma de agradecimento e reconhecimento pelos serviços prestados. O que também pode incentivar os outros a participar.

Um dos grandes ensinamentos na elaboração de planejamentos estratégicos é que as pessoas apoiam aquilo que elas ajudaram a criar. Assim, a utilização do fórum e enquetes para colher opiniões e ideias dos associados permite a criação de um senso de participação maior por parte de todos os envolvidos. Veja como aplicar um brainstorming na intranet.
 

Razão 5: Melhora o operacional da área administrativa

O excesso de planilhas, a falta de organização e a dificuldade de manter um processo entre um mandato e outro, faz com que a gestão administrativa das associações virem uma dor de cabeça para a diretoria.

Pensando nisso, a intranet desenvolvida pela Simber, possui um sistema de gestão financeira para associações, que permite a utilização de melhores práticas administrativas e a diminuição dos erros de gestão financeira.

Existem também outras funcionalidades administrativas como controle de viagens e reembolsos, que ajudam bastante na gestão das associações que utilizam a intranet.

Essas funcionalidades operacionais contribuem para que as informações disponibilizadas na intranet sejam “consumidas”, pois ao acessar a intranet para realizar uma atividade operacional, como um reembolso de despesas por exemplo, o associado acaba visualizando as notícias, os fóruns mais recentes, enquetes e várias informações presentes na plataforma.

Quer ver como tudo isso funciona na prática? Clique na imagem abaixo e solicite uma demonstração:

 

 

Lucas Tavares Sanabio

Diretor - Simber Tecnologia

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