5 maneiras de vincular produtividade à sua ferramenta de colaboração

Com todas as mudanças e inovações que a transformação digital tem trazido nos últimos anos, o trabalho colaborativo está se tornando um ponto comum na cultura das empresas que querem aproveitar essas mudanças para crescer.

Em novembro de 2015, o CIO da Magazine Luiza, Marcelo Koji, disse que estavam passando por uma transição de “empresa tradicional com uma área digital” para “empresa digital com pontos físicos e calor humano”. Essa é a realidade de muitas empresas que estão precisando se “reinventar” para sobreviver e se destacar no mercado.

O significado literal da palavra “colaborar” é “trabalhar em comum acordo”, “ajudar”, “facilitar”, “acrescentar”. Trazendo isso para o mundo corporativo, deixamos para trás aquela visão de “cada um no seu quadrado”, em que cada departamento trabalha de forma isolada, sem interagir com outros departamentos. A grande tendência é que haja uma integração dentro das organizações, onde todos os departamentos possam conversar entre si, compartilhar experiências e colaborar para o sucesso da empresa como um todo.

Nesse grande desafio de colaboração, as novas tecnologias têm um papel fundamental, trazendo ferramentas que podem de fato facilitar o dia a dia dos colaboradores, encurtando distâncias, alinhando estratégias, otimizando processos, gerando interação e aumentando a produtividade.

De acordo com um relatório do Banco Mundial, divulgado em março de 2018, a produtividade do trabalhador brasileiro é baixa, cerca de 19% da de um americano. Mas, ainda segundo o relatório, essa enorme diferença não é responsabilidade somente do indivíduo. Além da capacidade do trabalhador - e a capacitação influi no aumento dela - outros fatores são responsáveis pela produtividade. A tecnologia, por exemplo, é um deles.

“[O aumento da produtividade] não significa fazer as pessoas trabalharem mais horas, mas usar os recursos com mais eficiência ”, alega Mark Dutz, economista-chefe do Banco Mundial.

Sendo assim, confira 5 maneiras para tornar sua ferramenta de colaboração mais produtiva:

 

1.Prepare a adaptação a essa nova realidade
 

O que vem primeiro? A tecnologia ou a mudança de comportamento dos colaboradores? Pensar sobre como o trabalho colaborativo será incorporado faz parte da transformação digital.

 

Muitas empresas escolhem primeiro as ferramentas e depois esperam que as pessoas simplesmente se encantem com elas e façam o que tiverem que fazer para que elas funcionem, quando o ideal, seria pensar primeiro sobre as mudanças mais amplas e sistêmicas que desejam realizar, para então, definir como as tecnologias sociais e digitais podem ter um papel de apoio nesse processo.

 

Um bom canal de comunicação interna precisa, além de atender os objetivos da empresa, estar alinhado com o perfil dos colaboradores. Portanto, antes de implementar novas tecnologias, é fundamental pesquisar, planejar e construir uma cultura de colaboração nas equipes.

 

2. Ofereça orientadores para o processo de implementação

 

Por mais que a ferramenta seja intuitiva, a implementação dessa mudança passa por uma fase de adaptação, para que os colaboradores incorporem os novos recursos à rotina de trabalho. Nessa fase é bem provável que surjam dúvidas e dificuldades que devem ser resolvidas conforme aparecem. Então, garanta que os colaboradores terão pessoas capacitadas para orientá-los e encorajá-los nesse período de aprendizado.

Inclusive, é interessante gravar vídeos com as orientações para as principais dúvidas e deixar disponível para novos colaboradores que venham a entrar na empresa futuramente. Com isso, as pessoas ficarão confiantes e se adaptarão mais facilmente.

3. Personalize a ferramenta com os recursos mais usados no dia a dia

 

Uma ferramenta que pode ser personalizada é a melhor maneira de organizar as informações da empresa de forma produtiva e fácil. Dessa forma, é possível criar portais com informações estratégicas para departamentos específicos ou até permitir uma personalização individual, facilitando o acesso a arquivos e recursos usados constantemente de acordo com o perfil de cada um.

 

4. Aproveite os benefícios da nuvem

 

Armazenar um arquivo na nuvem significa que o arquivo estará hospedado em um servidor remoto e não apenas no computador da empresa, podendo ser visualizado, editado e compartilhado entre funcionários de qualquer lugar do mundo em tempo real, desde que haja conexão com a internet. O acesso pode ser feito através de dispositivos móveis ou desktops. Além disso, o processo é seguro, sendo possível definir níveis de acesso aos documentos, para protegê-los.

Confira nesse artigo como uma intranet consegue encurtar distâncias.

 

5. Dê espaço para o social no ambiente de trabalho


Nas redes sociais corporativas, cada colaborador tem um perfil na ferramenta, onde é possível publicar informações, vídeos, fotos, começar debates e criar vínculos com outros colaboradores, algo bem parecido com o que acontece no Twitter, Instagram e Facebook. Porém, é possível adaptar essas soluções aos interesses da organização, criando grupos para cada departamento, por exemplo. Assim, a empresa proporciona um ambiente amigável e interativo, similar aos sites que as pessoas estão acostumadas a usar na vida pessoal, mas totalmente alinhado aos objetivos da empresa.

Um estudo feito para a revista norte-americana Business Week, comprovou que as empresas que investiram tanto em mídias sociais quanto em redes sociais corporativas tiveram um significativo crescimento da receita, de pelo menos 18% ao ano.

 

De forma geral, os sistemas de colaboração oferecem diversos recursos como:
 

- Gerenciamento de projetos;

- Coordenação de tarefas entre quem produz e gerencia informações;

- Integração com processos de fornecedores, clientes e órgãos governamentais;

- Criação e compartilhamento de arquivos em tempo real;

- Comunicação por voz, vídeo e texto também em tempo real;

- Gerenciamento de contatos e informações de usuários;

- Cooperação e suporte remotos.

 

Aqui na Simber Tecnologia, nossa especialidade é desenvolver soluções para tornar o trabalho em sua empresa cada vez mais colaborativo, eficiente e produtivo! Quer saber como podemos te ajudar? Fale com um consultor, será um prazer conversar com você!

 

 

Raquel Soares

Analista de Marketing

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